- 議事録楽しくない…
- もっと楽に議事録書きたい…
そんな悩みを解消します。
皆さん、楽しく議事録書いてますか？
と聞かれても、楽しくないですよね、議事録作成。
社会人でオフィスワーカーであれば一度は書く、いや毎日書いている人もいるこの議事録、仕事とはいえ楽に書きたいものです。
そこで、今回はおすすめの議事録の書き方を紹介します。
目次
議事録の目的ってなに？
書き方の前に、そもそも楽しく議事録を書けないのはなぜでしょうか？
僕はSEとして社会人になりましたが、１年目は議事録を書く機会が多くありました。会議となるとノートとペンを持って、一言一句聞き逃してたまるかという思いで書いていたのを覚えています。
そして紙に書いた議事メモを、翌日パソコンで清書して、完成！！
と思いきや、そこから同期レビュー・先輩レビューで１～１．５週間・・・
本当に完成して関係者に展開できたのは、会議開催日から２週間後なんてことも。
＼こんなの議事録じゃない／
そう思いませんか？当時の僕に議事録を書くスキルが足りていなかったといえばそれまでですが、僕以外の同期もだいたい同じスケジュールを歩んでいました。
そもそも、議事録に必要なのは次の３つだと思っています。
- 「情報が新鮮であること」
- 「決定事項と宿題事項が明確であること」
- 「簡潔でわかりやすいこと」
上記は大事な順に書いています。
議事録は読んで終わりではなく、その後のアクションにつなげてもらうための文書なのです。
なので、少々わかりにくくてまとまりのない文章でも、次の日にもらうより当日中にもらえたほうが、情報が新鮮であり、価値が高いのです。
おすすめの議事録の書き方（メールとアウトラインプロセッサを活用｜速さと正確さを両立！）
では、「新鮮な情報」を届けるには、どのように議事録を書けばよいでしょうか。
少なくとも昔の僕みたいに、ノートとペンで書く、はNGで、パソコンやタブレットを活用することが前提です。
書き方その１：メールの作成画面で議事録を書く
これは非常にシンプルかつ有効なやり方です。議事録は大体の場合、完成したあとにメールで展開することが多いです。
であれば、最初から・・・
メールの文章として書いてしまうのがおすすめです。
会議の参加者を確認したら、メール作成画面を立ち上げて、あとは本文に議事を書き取りましょう。人数の少ない会議であれば、途中で「〇〇はこういうことですか？」と質問して確認しながら書くのもよいでしょう。
議事録が取れたらメールの宛先を入力して、会議終了と同時に参加者に送付するだけです。
会議の終了とほぼ同時に議事録がきたら、「お、なかなかやるな・・・」と一目置かれるかもしれません。
僕の経験上、仕事ができる人ほど即レスを徹底しています。
それはメールや電話だけでなく議事録も同じです。
また、できる人は意味が通っていれば多少の誤字は気にしないので、気にせず送りましょう。よほどの公文書なら別ですが、小さい会議の議事にいちいち突っ込んでくる人は議事録の目的を理解できていないと思っておいて良いです。
書き方その2： アウトラインプロセッサで書く
もう一つご紹介します。
議事が長くなる場合はメール本文だと、とてもじゃないですが全部読む気になれないものです。
また、段落や全体構造をわかりやすく書きたい場合もあると思います。
そんな場合は、「アウトラインプロセッサ」で書くのがおすすめです。
アウトラインプロセッサであれば、かんたんに階層付きで書けるのでいちいち行頭にスペースを入れたり、見やすいように改行したり・・・といった執筆時の邪念を取り払って執筆に集中できます。
また、スタイルを定義しておけば、アウトラインで書いていくだけで、整った文書になります。
何より、書き終わったらそのままメールに添付して送付できるのが強みです。
会社の場合、アウトラインプロセッサを使えないケースも多いですが、実はWordを使って書けるので、以下記事を参考にしてみてください。
紹介した方法ではどちらも、「スペルチェック」機能が利用可能ですので、文字入力しながら誤字脱字くらいのチェックはかんたんにできます。
つまり、速さと(ある程度の)正確さは両立できるのです。
メールとアウトラインプロセッサで議事録が楽になる！
今回は議事録の目的、おすすめの執筆方法についてご紹介しました。
「議事録なんてもう書きたくない。」そう思っていた人も、これから議事録を書く予定のある人も、どうせなら楽しくスピーディにこなして、残りの時間を有効に使いましょう！
あなたの議事録を読んできっと誰かがアクションを起こします。
速さと正確さを両立して、ビジネスを前に進めましょう！！
業務改善や意識改革って、こういう小さなところから始まるのかもしれないですね。
ぜひとも楽しく議事録書いてください！
